Louer une salle pour un événementiel d’entreprise

location salle séminaire

Dans le cadre de l’organisation d’un événementiel d’entreprise, la préparation et la programmation sont des étapes indispensables pour mener à bon escient l’évènement en question. Suivant son type, les préparatifs et les ressources impliquées sont différents. Par contre, la détermination de la date et du lieu est une planification commune à tous les évènements possibles, organisés par l’entreprise. Pour que le projet sorte de l’ordinaire, il convient mieux de procéder à une location de salle. Cette disposition est aussi à concevoir dans la mesure où l’entreprise ne peut réceptionner l’évènement. Entre une soirée, une conférence, une assemblée générale ou un séminaire, les conditions de choix et de location de salle sont divergentes.

Trouver la salle idéale

Dans la recherche de la salle à louer, deux alternatives se présentent. Une entité de marketing événementiel prend en charge l’analyse des différents sites potentiels. D’une part, il est nécessaire de récolter une liste d’adresses spécifiques connues dans le domaine événementiel et de faire une descente sur les lieux. Des comparaisons sont alors effectuées suivant leurs caractéristiques, leurs atouts et leurs inconvénients. Dans certains cas, des personnes intermédiaires sont sollicitées pour établir le contact entre les propriétaires ou les gérants avec les chargés du marketing événementiel. Néanmoins, cette méthode se révèle assez fastidieuse. D’autre part, il est possible de recourir à des sites spécialisés dans le domaine. Ainsi, trouver une salle qui réponde aux besoins du projet devient simple mais efficace. Il suffit d’exploiter les systèmes de filtre, lors des recherches, pour affiner les résultats.

La salle doit, avant tout, être en cohérence avec l’évènement. Pour des évènements festifs comme les soirées, le choix d’une salle inhabituelle devient très prisé. Opter pour une salle traditionnelle n’est plus d’actualité. Plus la salle sera atypique, plus l’ambiance sera accrue. Les lofts et les rooftops sont des sélections envisageables. Pour des évènements plus conventionels, le mieux serait de choisir un environnement plus paisible et chaleureux.
Dans tous les cas, il faut prendre en compte les diverses activités incluses dans l’évènement.

Le type de location

Ce critère dépend tout d’abord du budget investi dans le projet événementiel. En effet, cet investissement doit pouvoir combler les frais de location de la salle, le service traiteur si nécessaire, les installations, et différentes ressources valorisables. Dans le cas des budgets moindres, il faudrait envisager des locations à prix réduit. Penser à des salles peu communes à adapter suivant le contexte recherché. Il n’est pas toujours indispensable de cibler les salles réservées à la location. La privatisation d’un lieu et sa transformation sont profitables. L’important est de considérer l’effectif total des participants pour que la salle puisse accueillir la totalité.

Une location sèche? Pourquoi pas. Les salles vides sont le plus souvent peu onéreuses. En dépit de cette commodité budgétaire, la préparation de l’évènement aura une charge supplémentaire dans la décoration de la salle. L’avantage est de pouvoir personnaliser le décor selon le contexte recherché.
A l’inverse de la précédente, la location clé en main épuisera moins de ressources mais, peut-être, plus d’investissements. Cette solution de facilité est surtout destinée aux amateurs de l’organisation événementielle ou à ceux qui veulent faire gain de temps. Par la même occasion, la notion de sécurité est rassurante.