Evenement caritatif

L’événementiel caritatif est un support indispensable dans le perfectionnement des grandes campagnes de fundraising, campagnes de quête de dons et campagnes de réputation. Plusieurs agences événementielles proposent l’organisation de ce type d’événementiel. Elles s’adressent à des sociétés ou organismes qui ont envie de faire accroire leur notoriété ou qui ont envie de se démarquer du lot. Ces agences prennent en charge la conception et la scénarisation en événementiel caritatif. Elles s’occupent de l’organisation et de la production des événements caritatifs. Elles prennent en charge des risques liés à l’organisation et gère le budget production. Elles sont également responsables du développement des partenariats et mécénats, de la gestion de l’image et des relations presse.

Quelques règles d’or

Pour réussir un évènementiel caritatif, il y a quelques règles de base à respecter. D’abord, concernant la conception de l’évènement, il faut prévoir plusieurs mois à l’avance. On doit aussi bien gérer le temps entre le début de l’organisation et le moment prévu pour le réaliser. L’idéal est de bien répartir le temps. On doit alors bien définir la date, le lieu et les intervenants pour qu’on puisse mieux gérer l’évènement. Quand on passe à l’étape « répartition des tâches », mieux vaut choisir une équipe multidisciplinaire. Une fois qu’on arrive à la choisir, on doit ensuite bien répartir les tâches. Si possible, on doit créer un organigramme concernant l’organisation.
Et comme n’importe quelle organisation d’évènementiel, on doit bien définir le budget. On doit prévoir un catering de qualité avec des pauses-café, un repas ou un cocktail qui permettront le réseautage.
Bien qu’il s’agisse d’un évènementiel caritatif, on doit concevoir une invitation et une promotion (affiches, pub…) de qualité. Les invitations doivent être envoyées bien avant la date prévue pour l’évènementiel. On doit faire un petit rappel avant la date.
Il ne faut pas aussi oublier les différentes autorisations et assurances indispensables à ce type d’événementiel. Après l’évènementiel, on effectue encore un débriefing et une évaluation de tout ce que l’on a fait.

A qui confier l’organisation d’un événementiel caritatif ?

Certaines organisations ou entreprises réalisent elles-mêmes l’organisation de leurs événementiels caritatifs. Il n’y a pas de mal à cela si l’on dispose d’un personnel apte à faire de A à Z toutes les taches. Il ne faut pas oublier cependant que cela demande beaucoup de temps. Les personnes assignées à cette tache devraient alors arrêter leurs missions habituelles et devraient se consacrer entièrement à l’organisation de l’évènementiel. Ce qui pourrait être un problème pour certaines entreprises.
Voilà pourquoi il est plutôt recommander de confier l’organisation de l’événementiel caritatif à une agence professionnelle en la matière. Avec ses connaissances et ses années d’expériences, elle peut prendre en main toutes les opérations nécessaires. Elles disposent également de plusieurs contacts et plusieurs partenaires avec lesquels elle peut travailler pour rendre plus aisée l’organisation.
En outre, en tant que professionnelle, l’agence connait aussi tous les dispositifs légaux relatifs à l’organisation d’un évènementiel caritatif. Il peut alors soit faire des recommandations ou bien prendre en main toutes les démarches administratives qui devront encore être faites au préalable avant que l’événementiel caritatif ait lieu.

Pourquoi confier l’organisation d’un événement à une agence spécialisée

Il est important de souligner que la nécessité de faire appel à un professionnel dépend de l’ampleur de l’événement à organiser. Dans la plupart des cas, l’intervention d’une agence spécialisée comme Weezevent est doublement avantageuse pour l’entreprise. Le premier avantage tient au fait qu’une telle agence dispose de toutes les ressources nécessaires pour assurer la réussite de l’événement. Les ressources en question peuvent être financières ou logistiques, mais aussi et surtout techniques : toute bonne agence table nécessairement sur l’expérience et le savoir-faire de son personnel. Le second principal avantage est que l’entreprise cliente n’aura pas à affecter ses propres ressources, notamment humaines, dans les tâches qu’il faudra réaliser. Elle éviterait donc un ralentissement de la productivité d’une partie de ses services. Plusieurs expériences récentes montrent qu’une institution ne peut pas se permettre de réaliser des tâches qui n’étaient pas prévues initialement. C’est le cas par exemple de plusieurs administrations britanniques, à commencer par l’administration fiscale, qui n’aura pas pu conduire à bien une réforme fiscale ambitieuse puisqu’une bonne partie du personnel et de la logistique étaient affectées à la préparation des nouvelles règles fiscales post-Brexit. La même chose pourrait arriver à n’importe quelle autre organisation, en particulier une entreprise de taille moyenne.